Microsoft corrige la façon dont les boîtes aux lettres partagées (et les ressources) sont créées dans Exchange Online.

Conformément à la documentation, les boîtes aux lettres partagées ainsi que les ressources dans Exchange Online doivent être créées avec une taille de 50 Go et, si une taille plus grande est nécessaire, une licence doit lui être affectée. Cependant, depuis quelques temps, le système Exchange Online créait, pour beaucoup de clients, de nouvelles boîtes aux lettres partagées et de ressources avec une taille par défaut de 100 Go, même si aucune licence n’était assignée.

Ce défaut est maintenant corrigé. Le nouveau dimensionnement lors des créations de boîte aux lettres partagée ou des ressources sera par défaut de 50 Go, conformément à la documentation. Si le besoin est supérieur à 50 Go, une licence Exchange Online Plan 2 doit lui être affectée. Une fois la licence est attribuée, la taille de la boîte aux lettres doit rapidement passer à 100 Go (taille équivalente pour une boîte aux lettres d’utilisateur sous licence Exchange Online Plan 2).

Pour vous aider à comprendre comment ce changement pourrait avoir une incidence sur vos boîtes aux lettres partagées existantes, et sur leur comportement à venir, vous trouverez ci-dessous un ensemble de questions / réponses :

Lorsque la correction entrera en vigueur, toutes les boîtes aux lettres partagées sans licence, déjà créées avec une taille par défaut de 100 Go, seront-elles automatiquement basculées sur 50 Go ?

Non, pas automatiquement ; mais ils pourraient revenir à 50 Go dans certaines situations, comme indiqué dans les scénarios suivants.

A quel moment une boîte aux lettres partagée sans licence perdra-t-elle son statut de 100 Go ?

La modification de l’état de la licence sur la boîte aux lettres applique l’état par défaut corrigé de 50 Go. Si la licence est modifiée, l’état de 100 Go de cette boîte aux lettres sera irréversiblement perdu. Pour augmenter la taille à 100 Go, une licence appropriée sera requise.

J’ai actuellement une boîte aux lettres partagée de 100 Go sans licence avec 80 Go de données et j’ai besoin d’archivage pour cela. Que se passe-t-il si j’attribue la licence Exchange Online Archiving?

Toute modification de l’état de la licence de la boîte aux lettres partagée lui fait perdre son statut 100 Go. En d’autres termes, même si vous attribuez la licence d’archivage uniquement à une boîte aux lettres partagée actuellement sans licence, le quota de boîte aux lettres passe à 50 Go et une licence Exchange Online Plan 2 (ou équivalent) sera nécessaire pour en augmenter la taille.

Dans ce scénario, pour attribuer une licence d’archivage, il faut également attribuer au moins une licence Exchange Plan 2.

Lorsque cette modification entre en vigueur, si je souhaite convertir une boîte aux lettres de 80 Go en boîte aux lettres partagée, que va-t-il se passer ?

Lorsque la conversion de la boîte aux lettres se produit, la licence actuellement affectée reste affectée à la boîte aux lettres (par défaut), et la boîte aux lettres partagée continue à envoyer / recevoir des e-mails. Si vous supprimez ensuite la licence de cette boîte aux lettres partagée convertie, le quota de boîte aux lettres de 50 Go sera appliqué. La taille de la boîte aux lettres sera toujours de 80 Go, mais comme la boîte aux lettres dépassera le quota, l’envoi et la réception des e-mails ne fonctionneront pas (l’e-mail entrant comportera une erreur “Mailbox is full”, code 5.2.2). Assigner à nouveau la licence requise à la boîte aux lettres résoudra ce problème (cette modification peut prendre un peu de temps).

Si vous avez l’intention d’utiliser activement une boîte aux lettres partagée de plus de 50 Go, il est recommandé de conserver la licence attribuée après la conversion pour éviter toute interruption de travail. Il est également possible de tirer parti des boîtes aux lettres inactives si le besoin est simplement de conserver les données de la boîte aux lettres dans un état inactif.

Si j’ai une boîte aux lettres d’utilisateur de moins de 50 Go et que je la convertis en boîte aux lettres partagée, que se passera-t-il ?

Lorsque la conversion de la boîte aux lettres se produit, la licence reste affectée à la boîte aux lettres (par défaut). Si vous supprimez la licence, la boîte aux lettres sera toujours disponible pour l’envoi et la réception d’e-mails car la taille de la boîte aux lettres partagée convertie est inférieure à 50 Go et les boîtes aux lettres partagées inférieures à 50 Go ne nécessitent pas de licence. Si la taille de cette boîte aux lettres partagée dépasse 50 Go, vous devrez lui ajouter une licence (pour augmenter sa taille à 100 Go) ou en supprimer des email (pour rester sous les 50 Go).

Si j’ai une boîte aux lettres partagée qui approche 50 Go et qui a besoin d’être plus grande, que dois-je faire ?

Il suffit simplement de lui attribuer une licence Exchange Online Plan 2. La taille de la boîte aux lettres partagée sera automatiquement augmentée à 100 Go dans le quart d’heure suivant.

Le changement de licence est déjà entré en vigueur. Je viens de convertir une boîte aux lettres partagée sans licence 50 Go dans une boîte aux lettres d’utilisateur de 50 Go. Que se passe-t-il ?

La boîte aux lettres partagée de départ n’ayant pas de licence, sa conversion en boite aux lettres utilisateur (à l’aide d’Exchange Admin Center, par exemple) entrainera la création d’une boite aux lettres sans licence.Cette boîte aux lettres n’est pas “attachée” à un compte car aucune licence n’est attribuée. Lorsque la licence est attribuée à l’utilisateur, la boîte aux lettres sera rattachée au compte et sa taille sera définie en fonction de la licence qui lui a été attribuée. Ainsi, l’affectation d’une licence qui donne à l’utilisateur une boîte aux lettres de 100 Go, augmentera la taille de la boîte aux lettres à 100 Go.Rappel : sans une licence, une telle boîte aux lettres «non attachée» est supprimée après 30 jours.

J’ai une boîte aux lettres partagée de 80 Go sur site et je dois la migrer vers Exchange Online. Que devrais-je faire ?

Étant donné que la boîte aux lettres partagée Exchange Online cible doit être supérieure à la taille 50 Go par défaut (sans licence), l’objet MailUser de la boîte aux lettres partagée cloud doit être sous licence avant la tentative de migration. Sinon, elle échouera immédiatement avec l’erreur ” Mailbox size exceeds target quota “. Une fois la licence Exchange Online Plan 2 attribuée, la migration peut commencer.

 

Traduit de l’article https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2018/06/21/correcting-shared-mailbox-provisioning-and-sizing/