Google Workspace ou l’histoire d’une évolution

Introduction

Si c’est gratuit, c’est que vous êtes le produit.

Ce slogan circule depuis des années sur le web à propos des services gratuits sur le net et les réseaux sociaux. Google fait partie des champions de ce business et son évolution est étroitement liée aux services gratuits proposés. Le développement de solutions nouvelles a toujours fait partie de son ADN. Tout comme malheureusement l’arrêt brusque de ces solutions. Je vous laisse découvrir par vous-même le cimetière imposant des solutions « tuées » par Google (https://gcemetery.co/).

Mais le sujet ici est surtout de parler des solutions professionnelles de Google et plus particulièrement de Workspace.

Google Apps, G-Suite ou désormais Google Workspace, la suite collaborative professionnelle, a évoluée avec le temps et s’est imposée avec une politique de prix agressive et une solution simple et performante, malgré toutes les critiques que l’on peut lui apporter. L’accès à la suite collaborative professionnelle est donc bien payant. Même si Google a pendant un temps proposé une suite gratuite limitée à 10 utilisateurs, l’accès à cette suite s’est arrêté en 2012 (on reviendra d’ailleurs sur celle-ci un peu plus tard). La gratuité reste donc l’apanage des particuliers.

Son développement s’est donc fait en partie grâce à une politique de tarification basse. Mais depuis 3 ans, on peut constater un changement de cap chez Google sur sa politique tarifaire, tout comme Microsoft récemment.

2019 – la première augmentation

30% de plus, ce n’est pas rien. Une première augmentation importante de G Suite, qui passe mal auprès des PME/TPE.

Google justifie cette augmentation par un développement continu depuis des années pour offrir plus d’outils, de fonctionnalités et de valeurs en conservant jusqu’ici la même tarification. Cela ne vous rappelle rien ? Ce sont les mêmes arguments avancés par Microsoft pour justifier ses augmentations des offres Office 365 pour ce mois de mars 2022. Sur le fond, on peut être d’accord ou non, peu importe. Sur la forme, habituées aux tarifs bas, voir à la gratuité de certains services, beaucoup de PME/TPE, qui ont été attirées par les prix attractifs, se sentent trahies. Beaucoup n’utilise finalement que les services de bases de la solution et cette augmentation leur semble souvent injustifiée et incomprise.

Néanmoins, G Suite reste une solution attractive tant au niveau tarifaire qu’au niveau fonctionnel. La plupart des TPE/PME se résigne, surtout que les alternatives ne sont pas nombreuses faces au cout de migration ou d’abonnement de la concurrence.

2021 – la seconde augmentation

Après cette première augmentation, on aurait pu se dire que nous serions tranquilles quelques dizaines d’années. Mais en annonçant en octobre 2021 le rebranding de la G-Suite en Google Workspace, Google annonça aussi une nouvelle évolution de sa grille tarifaire.

À première vue, cette évolution semblait minime, puisque Google maintenait les prix de ses anciens forfaits G-Suite Basic et G-Suite Business. Si les TPE n’ont donc pas vu beaucoup de différences, ce ne fut pas le cas de PME plus importantes.

En effet, dans le détail, la révision ne concerna pas que le tarif, mais ce fut surtout l’occasion pour Google de revoir à la baisse certaines fonctionnalités, notamment sur les capacités de stockage et la limitation des offres à 299 utilisateurs. Une modification qui passa très mal auprès des moyennes entreprises concernées par cette limitation. La note fut très salée et certaines entreprises ont été obligées de passer à la version supérieure pour continuer à utiliser Google Workspace et leurs services habituels, avec bien entendu une augmentation de leur coût pouvant aller jusqu’à 50%. Une augmentation déguisée ressentit par beaucoup comme une vente forcée.

À cette occasion, la tentation fut grande pour certains DSI de sauter le pas et de migrer vers Office 365. Une migration souvent avortée quand ils découvraient que finalement les offres de Microsoft était équivalentes en matière de facturation. Comment justifier une telle migration face aux nombreuses années d’utilisation de la solution, sans parler du coût de la migration et des formations ?

Beaucoup ont alors compris la volonté de Google de s’aligner sur les prix de son concurrent principal, Microsoft, et une nouvelle fois se sont résignés

2022 – les évolutions

Pas (encore) d’annonces concernant des augmentations mais des décisions de Google, démontrant sa volonté d’en finir avec les prix bas. Les deux principales sont les suivantes :

  • La fin annoncée de l’ancienne suite gratuite appelée, aujourd’hui G-Suite Legacy;
  • La fin du stockage illimité pour les universités.

Deux changements qui, sans être des augmentations, vont obliger beaucoup à mettre la main au porte-monnaie !

La fin de G-Suite Legacy

Jusqu’en 2012, Google proposait une suite professionnelle gratuite et complète pour moins de 10 personnes et permettant de disposer de son propre domaine. Bien qu’elle ne soit plus proposée depuis 2012, la solution a été maintenue gratuitement pour ceux déjà inscrits. Elle est encore très utilisée par familles, des TPE ou des associations.

Plusieurs évolutions ont lieu sur cette suite, comme notamment la baisse du stockage afin d’inciter les utilisateurs à migrer vers une offre payante. Mais aujourd’hui c’est terminé. Google a annoncé la fin de Google Legacy au 1er juillet 2022 (https://support.google.com/a/answer/60217?hl=en)

Si vous êtes titulaire de cette licence, il vous faudra donc migrer, dans le meilleur des cas, vers la version Workspace Business Starter à 5,20HT euros, par mois et par utilisateur. Vous aurez l’avantage de doubler votre stockage, en passant de 15 Go à 30 Go. Cependant, cette migration entrainera la perte de deux options qui pour certaines petites entreprises peuvent être très importantes :

  • Branding de l’entreprise (modèles Drive personnalisés);
  • Espaces avec accès invités.

Pas d’autres choix alors que de passer par l’offre Business Standard à 10,40HT euros, par utilisateur et par mois, pour retrouver ces fonctions. Si vous désirez comparer les fonctionnalités entre la suite Legacy et les offres payantes Google Workspace, vous pouvez la lire ici : https://support.google.com/a/answer/2855120#choose_features

Je ne saurais dire si Google espère voir ces utilisateurs choisir une offre payante chez eux, mais la réaction que l’on peut constater, sur internet de la part des utilisateurs aujourd’hui, est plutôt de chercher une alternative. Dans tous les cas, Google reste gagnant, en se débarrassant d’une suite qu’il ne pouvait plus maintenir, tout en essayant de pousser les professionnels vers une offre payante.

Arrêt du stockage illimités pour les universités

Depuis 2014, Google offrait un espace de stockage illimité et gratuit aux écoles et universités. Fruit d’accords passés (en tout si on en croit certaines universités mécontentes aujourd’hui), Google a annoncé dès février 2021, la fin de cette offre pour juillet 2022. Dans la pratique, tout nouveau tenant se voit déjà refuser le stockage illimité depuis le début de cette année et doit désormais se contenter de 100 To. À charge à l’université, ou aux écoles, de répartir ces 100 To comme bon leur semble auprès de leurs utilisateurs.

Dans son annonce, Google laisse entendre que 100 To serait suffisant :

« Ce nouveau modèle de stockage fournira un espace de stockage commun dans le cloud de 100 To pour tous les utilisateurs des écoles et des universités. C’est suffisamment d’espace pour stocker plus de 100 millions de documents, 8 millions de présentations ou encore 400 000 heures de vidéo. Pour faciliter l’adaptation des administrateurs à ce modèle et optimiser leur espace de stockage, nous fournirons, bien en amont de l’application de la règle, des outils permettant d’identifier et de gérer comment le stockage est utilisé et alloué. »

Source : https://workspaceupdates-fr.googleblog.com/2021/02/decouvrez-google-workspace-for-education.html

Si cela peut être vrai pour les petites et moyennes écoles, un espace de stockage de 100 To reste dérisoire pour les grandes universités ayant opté pour Google Workspace. Ainsi certaines universités utilisent aujourd’hui jusqu’à 6 Petaoctets de données. Le nettoyage va s’avérer problématique et certaines universités vont devoir passer à la caisse avec des factures allant de 150 000 à 900 000 dollars.

Ici Google se défend en arguant que ce nouveau modèle de stockage concernera moins de 1 % des établissements. Il est juste dommage que google n’ait pas proposé un outil de contrôle sur l’utilisation de ces espaces avant de lancer cette limitation. Les universités auraient pu ainsi réagir plus facilement à l’usage de ces données.

Conclusion

Soyons claire, mon objectif n’est pas de démontrer que Google est une mauvaise solution. Bien au contraire, je pense que Google Workspace reste une solution professionnelle très intéressante et pouvant correspondre parfaitement aux besoins de beaucoup d’entreprises.

Mon but est de montrer que la stratégie de Google en matière de tarification est de rejoindre son principal concurrent, Microsoft. Si la politique du prix bas permet de gagner des parts de marché, dans l’inconscient collectif, cela reste aussi le synonyme de qualité moindre, ce qui, ici, n’est pas le cas.

Sur le prix, les différences entre les deux ténors du marché, Microsoft 365 et Google Workspace, sont désormais minime.

Le choix se fera alors sur d’autres aspects : la qualité des services, l’intégration avec le système d’information de l’entreprise, les compétences internes, le respect du RGPD, etc.

Cela ne doit pas non plus vous écarter de solutions alternatives. Pour les solutions cloud, les TPE/PME peuvent se tourner aussi vers des solutions européennes, comme celle d’Infomaniak qui proposent des solutions collaboratives complètes, dans le respect du RGPD, et à un prix vraiment intéressant avec messagerie, stockage cloud, édition en ligne collaborative, visio-conférence, plateforme SMS, transfert de fichier, etc.

Le choix de solution hybride avec HCL (Domino, Verse, Sametime, Traveler, etc.) est aussi une solution pour les entreprises soucieuses de maitriser parfaitement la localisation de leurs données, tout en gardant une suite collaborative fiable et performante.

Techniquement ces solutions ont toutes leurs avantages ou inconvénients et il est difficile de dire qu’une est meilleure que l’autre.

Avant toute mise en œuvre, une analyse des besoins est primordiale. Pourquoi payer une licence full pour tous si certains n’utilisent pas toutes les fonctions proposées par cette licence ? La solution sera-t-elle respectueuse du RGPD ? Tous les services proposés me sont-ils nécessaires ? etc.

La conclusion est que pour un usage professionnel, rien n’est gratuit. Il faut donc savoir se poser les bonnes questions et ne pas hésiter à se faire accompagner. YLNEO est présent pour vous assister et déterminer avec vous la solution qui soit la plus adaptés à vos besoins.

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Ecrit par Franck Lemarié

Franck a commencé sa carrière en tant qu'expert IBM/HCL Domino et sécurité réseau. Consultant senior reconnu, il est aussi aujourd'hui le responsable commercial et relations partenaires de la société Ylneo.

Publié le 14 mars 2022

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