Garder la maitrise de sa messagerie

Une gestion saine et contrôlée de la messagerie

1965, l’e-mail fait sa 1ère apparition à l’Institut de technologie du Massachusetts, sous le nom du programme « Mailbox ». Les utilisateurs laissent des messages sur les ordinateurs de l’université pour que d’autres puissent les consulter.

1982, apparition du mot « e-mail » et création du protocole de communication SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) utilisé pour transférer des messages électroniques vers des serveurs de messagerie électronique.

40 ans plus tard, le mail est un élément incontournable de l’entreprise, pierre angulaire de la communication et du partage de document. Mais mal géré, il peut rapidement devenir invasif et chronophage.

Lorsque le courrier arrive dans une entreprise, on n’imagine pas le facteur passer dans tous les bureaux, à tous les étages et interrompre les réunions pour distribuer chaque lettre. L’accueil, le secretariat prend le courrier, le tri et le distribue dans les services, selon une organisation physique et temporelle définie. C’est bien cette logique qu’il faut arriver à mettre en place individuellement. Une gestion saine et contrôlée de la messagerie repose donc à la fois sur une connaissance technique de l’outil utilisé et sur une autodiscipline.

Connaitre sa messagerie

Qui aujourd’hui ne sait pas lire un mail, envoyer ou répondre à un mail ? La simplicité d’utilisation d’une messagerie, son principal atout, en fait aussi son principal défaut. Les utilisateurs envisagent rarement de se former sur cet outil. Et pourtant… Connaitre sa messagerie est la base de l’organisation physique des mails, et « perdre » du temps pour la paramétrer, c’est en gagner tous les jours.

Dans notre exemple du facteur, l’accueil c’est la messagerie. Il faut apprendre à trier et à distribuer. Pour y arriver, vous avez plusieurs possibilités :

  • Créer des dossiers et des règles pour que les mails soient automatiquement classés en fonction de certains paramètres (expéditeur, objet, …)
    • Client/fournisseur/partenaire
    • « Dossier CC » pour les mails où vous êtes en copie
    • Newsletter
  • Utilisation des catégories (marque de couleur), des indicateurs de priorité, des taches et des rappels
  • Utilisation des actions rapides : un mail récurrent envoyé de façon périodique…

Sans oublier la poubelle, pour les mails sans importance. L’accueil ne vous transmet pas toute la publicité qui arrive au bureau…

S’auto-discipliner

Le facteur ne passe qu’une seule fois dans la journée. Vous pouvez bien sur recevoir des colis à toute heure, mais pas tous les jours, à chaque moment.

S’organiser, c’est commencer par se déconnecter et rester maitre de son temps de travail.

  • Lisez vos mails professionnels durant vos heures de travail.
  • Etudiez les mails en début de journée, par exemple, ou a un rythme régulier que vous aurez défini.
  • Déconnectez-vous lorsqu’un travail nécessite de la concentration (l’urgence des autres n’est pas votre urgence) ou lorsque vous êtes en réunion.
  • Lisez vos mails en fin de journée, pour partir du bureau en ayant fait un point global ou pour modifier l’organisation du lendemain
  • Supprimer les notifications pop-up et alertes de réception de mail qui détournent votre attention. Et n’oubliez pas vos alertes smartphone.

Le traitement du mail : chaque mail lu doit aboutir à l’une des actions suivantes :

  • Y répondre : si la réponse est courte et ne nécessite pas d’être développée
  • Le supprimer s’il est sans importance
  • Faire l’objet d’une tache, s’il fait partie d’un dossier que vous traiterez de façon plus précise dans la journée. (Rebasculer comme non lu, flag importance…)

Lorsque vous faites des pauses :

  • Lisez vos Newsletter. C’est un temps de détente, comme pour la lecture d’un journal. Et désinscrivez-vous des newsletters qui n’ont plus d’importance.
  • Prenez connaissance des mails en copie. Vous êtes en copie pour être informé, pas pour agir.

Séparez votre vie privée et votre vie professionnelle, n’utilisez pas votre messagerie professionnelle à des fins privées.

  • Vous ne serez pas tenté d’y répondre lorsque vous les lirez
  • Vous n’encombrez pas votre messagerie professionnelle de mails non professionnels.

Comment rédiger un mail

  • Ne pas « répondre à tous » de façon automatique. Vous aiderez vos destinataires dans leur organisation.
  • Utilisez l’option CC : est-ce que votre réponse nécessite l’action de tous les destinataires ?
  • Soyez succinct et explicite dans l’objet du message
    • Améliore la compréhension par le destinataire
    • Facilite la recherche du mail
    • Facilite le suivi lorsque le mail fait des aller-retours
  • Ne répondez pas à un mail en changeant l’objet. Créez un nouveau mail (= nouveau sujet) à chaque fois
  • Le mail n’est pas une messagerie instantanée …
  • Prenez le temps pour rédiger votre mail :
    • Posez toutes les questions, ça évitera d’y revenir de manière désordonnée
    • Ecrivez des phrases courtes, et utilisez des termes simples
    • Espacez vos phrases, ce n’est pas une lettre, vous n’êtes pas à court de papier

Utilisez le collaboratif de votre entreprise, changez vos habitudes

Les outils collaboratifs modernes permettent de réduire considérablement le volume des mails, tout en augmentant la sécurité des échanges. Vous pouvez, par exemple

  • Travailler à plusieurs, sur un même document, sans avoir à le partager par mail, ou que vous soyez (en entreprise, en déplacement, en télétravail)
  • Écrire des annotations, des corrections et des remarques directement sur les documents
  • Automatiser certains workflows
  • Créer des équipes ou des réunions qui auront accès aux mêmes ressources et mêmes outils de travail
  • Accéder à des espaces de partage communs

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